Les débuts en gestion de projet : bien plus que de l’organisation
Lorsque la gestion de projet est évoquée, beaucoup pensent que la compétence organisationnelle constitue l’essentiel du métier.
Il est vrai que celle-ci joue un rôle crucial dans le bon déroulement des projets et la sérénité de toutes les parties prenantes en dépend.
Cependant, d’autres aptitudes sont également essentielles au chef de projet. En effet, celui-ci doit aussi soigner son relationnel et se prémunir contre d’éventuels erreurs et désaccords.
Voici quelques conseils pour bien débuter en gestion de projet !
Des outils au service de l’organisation
La compétence organisationnelle est évidemment incontournable dans la gestion de projet.
Afin de mener à bien sa tâche, le chef de projet que vous êtes a plus d’une corde à son arc :
– Une boîte mail méthodiquement rangée : les e-mails pouvant s’accumuler rapidement, les étiqueter et les classer au fur et à mesure vous permettra de retrouver aisément les échanges relatifs à chaque projet. Cela vous évitera également de passer à côté d’un message important.
Conseil supplémentaire : commencez votre journée en la consultant. Lisez vos mails tout au long de cette dernière, sans pour autant laisser les notifications perturber vos activités. Dites-vous qu’en cas d’urgence, vos interlocuteurs n’hésiteront pas à vous appeler directement.
– Un outil de gestion de projet structuré : ce dernier vous permettra de visualiser clairement vos projets un par un. Vous y retrouverez les étapes clefs, les interlocuteurs concernés et les tâches à réaliser.
Exemples d’outils : Asana, Monday, Trello, etc. (cliquez ici pour en découvrir davantage)
– Une « to-do list » pour orchestrer sa journée : en complément de l’outil de gestion de projet, tenir une « to-do list » journalière vous permettra de prioriser vos tâches et d’apporter de la clarté à votre planning. Vous allègerez votre esprit et gagnerez en efficacité.
En outre, ceci est une méthode que votre cerveau affectionne particulièrement et qui augmente votre productivité (plus d’informations sur le sujet dans cet article en anglais de The Guardian).
– Un support de notes à portée de main : appels impromptus de clients, questions de collègues entre deux portes, éléments revenant subitement à l’esprit… en tant que chef de projet, vous devrez jongler quotidiennement entre divers sujets et faire face à des « interférences » qui ne concerneront pas toujours le projet sur lequel vous travaillerez à ce moment-là. C’est pourquoi il est important de toujours avoir à proximité un support de notes, que ce soit un calepin ou un téléphone.
– Des réunions, oui, mais point trop n’en faut : celles-ci sont chronophages.
Assurez-vous donc, lorsque vous êtes invités, que votre présence est réellement nécessaire.
Par ailleurs, si vous êtes l’organisateur, interrogez vous sur son utilité, et encadrez-la au maximum afin qu’elle n’excède pas le temps prévu et que tous les sujets puissent être traités dans leur intégralité.
Conseil : définissez une personne pour animer et une autre pour prendre en note.
Ces éléments vous permettront de visualiser clairement chaque projet, de soulager votre esprit d’un nombre considérable d’informations et de ne pas vous laisser déborder.
En découleront une augmentation de votre attention et une diminution de votre niveau de stress.
Des relations soignées
L’organisation a beau être l’élément « phare » du métier de chef de projet, le relationnel n’en est pas moins fondamental. En effet, qu’il s’agisse de vos collègues ou bien de vos clients, considérez leurs besoins et travaillez conjointement avec eux.
Cela les rassurera et rendra le travail de chacun, non seulement plus efficace, mais aussi plus agréable.
– « Kick off » et bilan de projet : ces deux temps forts consolident vos relations. En effet, amorcer un projet en présentant les parties prenantes, ainsi que les phases stratégiques, permet de lancer habilement celui-ci en apportant de la visibilité à chacun.
De même, conclure un projet en dressant un bilan de celui-ci, en éclaircissant certains points et en félicitant les diverses parties prenantes permet d’achever l’expérience sur une note positive. Les experts obtiennent un retour sur leur travail et la relation client est renforcée.
Remarque : si cela vous fait du bien de recevoir des compliments sur votre travail, dites-vous qu’il en est de même pour ceux qui vous entourent.
– Collaborez avec les experts et les clients : d’une part, un bon échange avec le client permet de clairement structurer ses besoins et de ne pas passer à côté d’éléments importants qui pourraient par la suite avoir un impact sur le déroulement du projet.
D’autres part, suivre l’activité des experts avec lesquels vous travaillez (il n’est pas question de les « surveiller » mais d’œuvrer main dans la main avec eux) vous permettra de mieux appréhender les éléments techniques et ce qu’ils impliquent, et ainsi de rassurer le client sur le suivi du projet (sans pour autant vous mettre dans la position de l’expert).
-Échangez avec les autres professionnels : retrouvez-vous avec les experts et autres chefs de projet de votre équipe pour vous donner mutuellement des conseils et vous soutenir. Que les échanges soient « positifs » ou « négatifs », ils sont souvent constructifs.
– « Protéger les experts et préservez-vous » : vous ne devez pas faire peser votre éventuel stress sur vos équipes, celles-ci ont leurs propres responsabilités et ont besoin de travailler dans de bonnes conditions. De la même manière, ne vous laissez pas appesantir par le stress de votre client.
Offrez-lui ce dont vous êtes capable et soyez clair sur vos limites, cela permettra d’éviter des situations tendues. N’oublions pas que nous sommes dans des relations humaines empreintes d’un respect mutuel.
– Gardez le lien : que vous soyez « sous l’eau » ou non, ne laissez personne sans réponse. Votre client vous interroge à brûle-pourpoint et vous ne disposez pas de la solution ? Dites-lui que vous avez bien reçu son message et que vous reviendrez vers lui dès que possible. Un expert vous pose une question que vous ne pouvez pas traiter dans la seconde ? Dites-lui que vous ne pouvez pas lui répondre immédiatement mais que vous vous y attèlerez au plus vite.
Cela ne vous prendra que quelques secondes et permettra de rassurer vos interlocuteurs.
-Allez « plus loin » : ce n’est pas parce que les contours de votre projet sont clairement délimités que vos conseils ne peuvent pas « sortir du cadre ». Par exemple, si vous remarquez une coquille sur le site de votre client, signalez-la.
Il sera très utile pour lui d’en avoir connaissance et de pouvoir la rectifier. Il sera de plus ravi de votre capacité à le conseiller. Si vos relations sont bonnes, vous serez peut-être même en charge de l’ajustement.
Attention : avant d’en parler au client, voyez cela avec votre équipe projet, notamment la personne responsable de la partie commerciale.
Des précautions pour tous
Sans devenir obsessionnels, il est important pour tout professionnel de se prémunir contre d’éventuels malentendus et incompréhensions. A ces fins, veillez à effectuer des relectures attentives, laisser des traces écrites et demander des validations pour les éléments décisifs.
– Assurez-vous d’avoir la validation du client : que cela concerne la stratégie ou bien les étapes clefs, obtenir la validation du client vous assure que le projet reste sur la bonne voie.
En outre, cela permet d’éviter de nombreux allers-retours qui pourraient nuire au déroulement de ce dernier et ajouter une charge de travail supplémentaire à chacun.
Laissez des traces écrites : qui n’a jamais commis d’erreur à cause du stress et de la fatigue ?
Cela peut arriver à tout le monde, aussi bien à vous, qu’aux experts ou encore aux clients.
Lorsque plusieurs actions sont réalisées simultanément, étourderies et incompréhensions ont davantage de chance de survenir.
Afin d’éviter tout malentendu, vous pouvez par exemple envoyer un e-mail au client récapitulant ce qui a été évoqué lors d’un bref coup de téléphone, cela vous garantira d’être sur la même longueur d’onde.
Les comptes rendus de réunion retracent également les sujets évoqués en détail et assurent un consensus.
– Soyez clair dès le départ : vous pouvez rappeler certaines modalités du projet au client, comme par exemple le nombre maximal d’allers-retours, ou bien revoir quelques éléments du brief si nécessaire.
Cela vous permettra d’encadrer le travail et d’éviter les excès.
Remarque concernant l’aspect organisationnel : prévoyez le temps que prendront les éventuels allers-retours, ainsi que les validations. En effet, les chemins menant à ces dernières peuvent être assez longs à cause d’un nombre important d’interlocuteurs.
– Relire et se relire : que ce soit vos propres e-mails ou bien des supports réalisés dans le cadre de votre projet, il est primordial de toujours effectuer une relecture.
Cela permet d’éviter des omissions, des ambiguïtés, des incompréhensions et des fautes (syntaxe, grammaire, orthographe, etc.).
Ces conseils vous sont destinés, jeunes chefs de projet qui faites vos premières armes.
L’organisation, l’attention apportée aux relations avec les experts et les clients, ainsi que la prise de précautions, constituent de bonnes bases pour débuter.
Cependant, chacun dispose de ses propres méthodes et cet article n’est pas exhaustif.
C’est pourquoi nous vous invitons, vous qui lisez ce dernier, à le compléter en prodiguant vos propres conseils en commentaire.
Selon vous, quelle base devrait encore acquérir une personne débutant dans le métier ?
En bonus, quelques conseils pour votre « bien-être » :
– Gardez à l’esprit que l’erreur est humaine. Tout le monde en commet, même le professionnel le plus aguerri. Ne vous blâmez pas et corrigez-vous.
– Les expressions « demain est un autre jour » et « la nuit porte conseil » sont véridiques.
– Conservez dans un coin de la tête les retours positifs vous concernant. Ils vous réconforteront lorsque vous en aurez besoin.
– Prenez soin de vous, respirez, faites du sport, baladez-vous, lisez, dormez… prenez du temps pour vous. Un chef de projet bien dans sa peau, ce sont des projets performants, une équipe heureuse et un client aux anges !
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