Les projets orientés pour le Web

La notion de projets web a énormément changé ces dernières années, notamment avec l’apparition des Smartphones et tablettes, du Cloud, du traitement en masse des données, des solutions SaaS etc. S’il y a encore 10 ans, on se contentait de concevoir un site Internet (institutionnel ou e-commerce pour la majorité), il faut aujourd’hui penser le projet dans un environnement bien plus étendu et évolutif.

Il n’est pas évident de trouver LA bonne idée pour se démarquer des concurrents, ni de parvenir à déterminer, parmi toutes les pistes à disposition, une ligne directrice. C’est, entre autres, le rôle des agences d’apporter aide et conseils afin de tracer cette ligne directrice, quoique leur expertise ne remplacera jamais l’entreprise pour ce qui est de la définition de sa stratégie ou la prise de décision finale,

Le thème abordé ici est relativement vaste et il faudra sûrement plusieurs articles pour en survoler les points principaux. Toutefois, il est important de rappeler avant tout que chaque projet est unique ; il n’y a donc pas de vérité universelle dans cet article, mais plutôt des pistes et  conseils à exploiter au sein de projets d’envergures variées.
A noter que nous nous placerons du point de vue du client.

En outre, les projets en mode agile n’y seront pas abordés dans la mesure où, pour la grande majorité des sujets liés aux supports de communication digitaux, ils ne sont pas adaptés et trop coûteux.

David Lesage les projets orientés web

1ère phase : la conception du projet web

 

La réflexion

ETAPE 1 : La première question à se poser est « Pourquoi ? » : quel est le but de ma démarche ? Est-ce que je souhaite me faire connaître, vendre des produits physiques ou dématérialisés, apporter un service à une communauté définie… ?

Cette question permet d’affiner le besoin, mais également d’étudier tout ce qui va tourner autour du projet. Par exemple, si je vends des produits physiques, il va falloir que je gère la logistique d’envoi et de retour des produits, le service client (avant et après-vente)… Il s’agit également de se pencher sur la réglementation liée au e-commerce en France, avec les droits et obligations du vendeur et de l’acheteur : vais-je autoriser les commandes depuis l’étranger ? Mon produit est-il soumis à restriction d’âge ou autres critères ? Mon équipe sera-t-elle en mesure d’effectuer toutes ces tâches ou bien faudra-t-il embaucher… ?

Prenons le cas, existant, d’un prospect qui souhaitait vendre de la bière en ligne. Il avait en amont rédigé son business plan, qui semblait tenir la route. Et la conversation a démarré, au premier rendez-vous, non pas par la présentation de son projet professionnel mais  par la présentation des outils web qu’il voulait absolument mettre en place. Or il comptait gérer son activité seul, en plus de sa fonction commerciale, requérant des déplacements quasi quotidiens dans toute la France afin de démarcher de nouveaux fournisseurs. La logistique allait donc être le point faible de son projet, alors même qu’elle était sûrement le point le plus central de son activité de pure player.

Ce qu’il faut en conclure, c’est qu’il est donc important de définir les attentes du projet avant même de commencer la phase de conception de celui-ci.

 

ETAPE 2 : Vous devrez également de déterminer vos objectifs : est-ce que je souhaite gagner en notoriété ? Est-ce que je cherche à engranger de l’argent, et, si oui, est-ce le canal principal de ma source de revenus ? Le but est-il d’attirer de potentiels investisseurs ?

Cette liste de questions n’est pas exhaustive, et pour chaque besoin/objectif, les outils et solutions à mettre en place seront différents.

 

ETAPE 3 : Finalement, vous devez définir les moyens à mettre en place pour permettre la réalisation du projet : le budget.

Bien qu’il ne soit pas définitif à cette étape, il faut toutefois avoir une idée de la fourchette de prix que vous êtes prêt à investir. Sans cela, peu de professionnels prendront le projet aux sérieux. En effet, lorsqu’un prospect s’adresse à des professionnels sans avoir aucune idée de son budget, il n’est pas rare que ces derniers ne donnent pas suite, afin d’éviter les désillusions des deux côtés.

Il ne faut pas oublier non plus les moyens humains : en tant que prestataire, il est frustrant de rester en attente de réponses ou de décisions, car le(s) interlocuteur(s) sont indisponibles, trop accaparés par leurs tâches quotidiennes. Dans ce cas, le projet avance peu, ou pas, et cette situation peut rapidement devenir source de tensions.

 

L’importance du cahier des charges

Le « cahier des charges », aussi appelé par certains « expression de besoin », est un document rédigé qui doit permettre aux prestataire(s) d’établir une proposition chiffrée des plus justes, basée sur une bonne compréhension des attentes du client.

Si la rédaction de ce type de document n’est pas une habitude, il est fortement conseillé de faire appel à un consultant qui officiera en tant qu’Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA). Il s’agit d’un budget complémentaire à intégrer au chiffrage, mais qui permet de gagner en tranquillité ainsi qu’en efficacité. Ce consultant servira d’interlocuteur technique face au prestataire retenu. Ainsi, les deux parties pourront parler un même langage sans risque de malentendu ou d’erreur. Il fera donc, pour ainsi dire, office de Chef de Projet côté client et participera à toutes les étapes de la conception, de la réalisation et de la livraison.

Le document ainsi rédigé reprendra des informations importantes telles que :

  • L’analyse de l’existant : si certains outils sont déjà déployés, quel bilan en tirer et comment seront-ils valorisés dans le futur ?
  • Les cibles : à qui va s’adresser ce nouvel outil et pourquoi ?
  • Les points forts et les points faibles du marché et de sa propre entreprise (retranscris grâce à une matrice SWOT)
  • Quelle stratégie à court, moyen et long-terme ? Comment l’outil devra-t-il y répondre ?
  • Les fonctionnalités indispensables. Attention toutefois à ne pas trop entrer dans le détail : il faut laisser au prestataire choisi le soin d’émettre des propositions.

 

Les fonctionnalités « bonus », qui sont plus de l’ordre du confort.

  • Y a-t-il une identité graphique à respecter, des éléments externes à incorporer (vidéos, visuels, flipbooks…) ?
  • Le projet s’inscrit-il dans un projet de plus grande envergure ? Si oui, il ne faut pas omettre d’indiquer quel est ce projet et d’en expliquer les contraintes.
  • Toutes les informations qu’il est utile de porter à la connaissance du prestataire. En effet, plus le document est détaillé et plus la proposition commerciale sera précise et claire.

 

Le cahier des charges est un document extrêmement important, à la fois pour le client (qui s’assure par-là que son projet est bien ficelé) et pour les prestataires (qui s’évitent ainsi une longue phase d’analyse, laquelle entraîne des coûts supplémentaires et une perte de temps tous deux évitables). Il est par exemple inenvisageable que des expressions de besoin pour un site de vente en ligne se limitent au recto d’une feuille A4. A noter que les problèmes qui risquent de nuire // nuisent au projet lors de la phase de réalisation, et qui occasionnent souvent des retards et des dépassements de budget, sont régulièrement dus à un besoin mal exprimé ainsi qu’à une étape de conception bâclée.

Une fois ce premier document prêt, il s’agit de le soumettre à un ou plusieurs prestataire(s). Que ce soit via un appel d’offre ou un contact direct, il faut toujours veiller à transmettre un maximum d’informations à ses interlocuteurs. En effet, bien qu’ils soient experts dans leur domaine, ils ne connaissent pas toujours l’activité de leur potentiel client. Un prestataire n’est pas un génie qui s’adaptera en un clin d’œil au métier de ce client sans avoir pris le temps de l’étudier. Bien communiquer et transmettre immédiatement toute information utile permet donc d’éviter le problème d’incompréhension vu précédemment.

Lors de la rencontre physique avec les professionnels contactés, indispensable pour bien choisir son prestataire, il ne faut pas oublier de demander une démonstration des outils qu’ils maîtrisent et déploient quotidiennement pour leurs clients.

 

La « co » conception

Après avoir sélectionné le bon prestataire, vous pouvez maintenant démarrer la phase de conception.

Pour cela, le prestataire va créer plusieurs livrables, qui devront être validés ensemble, et qui serviront de socle pour la phase de réalisation. Les avantages sont multiples :

  • Le client et le prestataire valident qu’ils ont bien tous deux la même compréhension du projet ainsi que la manière de le faire aboutir
  • Ils valident ensemble la faisabilité, tant au niveau technique, que financier et planning
  • Le prestataire sait précisément les tâches qu’il a à accomplir
  • Le client ne changera pas constamment d’avis en phase de réalisation, ou alors cela donne lieu à un avenant qui modifiera le planning ainsi que le chiffrage
  • En cas de litige, les livrables de conception feront foi pour départager
  • Les livrables sont une première étape de la collaboration à venir, et permettent aux deux parties de s’accorder

 

Il ne faut pas oublier qu’à chaque étape du projet, client et prestataire doivent travailler en partenariat. Le prestataire n’est pas qu’un exécutant et le donneur d’ordre n’est pas qu’une source de revenus. Il est fort possible que des problèmes d’organisation, de santé, de budget… viennent affecter le travail en cours. Une bonne communication au quotidien aidera à fluidifier les actions et à prendre les décisions nécessaires pour avancer.

Les différents livrables à valider sont, de manière non exhaustive (et selon le projet) :

  • Un document des spécifications fonctionnelles : ce document va décrire la manière dont les fonctionnalités se comportent, à la fois pour l’utilisateur final et pour les administrateurs de l’outil (s’il y en a). Il détaillera par exemple le parcours client dans le cas d’un site e-commerce. Ce document servira également de base pour l’élaboration d’un plan de recette (OAT/UAT), mais ce sera l’objet d’un futur article.
  • Un document des spécifications techniques : ce document est davantage à destination des développeurs. Il précise certains points purement techniques (respect de normes, utilisation de frameworks…)
  • Un Zoning – Wireframe – Mockup – Prototype : ce sont les quatre étapes de la conception visuelle du projet (de la plus basique à la plus poussée). Selon l’avancement, il faudra passer par une ou plusieurs de ces étapes. Le prestataire est là pour aider à affiner ou orienter le client vers la bonne réflexion s’il se rend compte que l’idée de départ n’est plus si judicieuse. L’ergonomie de votre outil sera à mettre en place finement grâce à ces étapes. N’oubliez pas que vous concevez pour votre cible, et non pour vous. Il faut donc adapter les développements à venir pour que vos utilisateurs ne rencontrent pas de difficultés au quotidien. Dans le cas contraire, vous risquez de les éloigner de la finalité du projet.
  • Un cahier des maquettes. Un professionnel proposera au moins toujours deux approches graphiques. Elles sont le résultat de la conception visuelle vue à l’étape ci-dessus. Ce cahier des maquettes peut parfois être accompagné d’un cahier des tendances (trend book), notamment lorsque le client est très indécis et a besoin d’être davantage accompagné. Les maquettes donneront lieu à des échanges, des retouches plus ou moins poussées.
  • Un document de spécifications SEO-SEA-SEM. Selon le projet (et presque toujours lors de la réalisation d’un site Internet), il est utile de réfléchir au référencement (qu’il soit « gratuit » ou payant). L’anticiper c’est s’éviter des soucis d’organisation par la suite, et c’est donner aux équipes techniques une liste des résultats attendus afin qu’ils mettent en place les éléments correspondants. Pensez à travailler avec une agence spécialisée pour cette étape. Elle saura définir une stratégie globale selon le ROI souhaité. Cela vous évitera d’aller dépenser de l’argent en publicité Facebook si votre cible n’utilise pas les réseaux sociaux (ce n’est qu’un exemple). Vous pouvez en profiter pour créer les comptes de base, de type Google Analytics ou Matomo. C’est gratuit et ce sera ça de moins à penser par la suite. Si vous avez prévu de mettre en place certains outils Google Maps, anticipez. Leur nouvelle plateforme est moins facile à utiliser que la précédente, lorsque l’on n’a pas trop d’expérience dans ce domaine.
  • Un rétro-planning et une confirmation de l’enveloppe budgétaire. Il faut bien se donner une visibilité sur le temps de réalisation et de livraison du projet. Un rétro-planning permet de donner les grandes lignes de la réalisation. En version détaillée, il sera sous la forme d’un diagramme de Gantt, précisant les jalons, les prédécesseurs obligatoires d’une étape donnée. Il permettra également de voir si un certains moments, certaines ressources ne sont pas surchargées. Il faudra alors étudier une alternative (augmenter les ressources ? Décaler le planning ?…). Enfin, il permettra de suivre au quotidien l’avancement, et de remonter des alertes si nécessaire. Le budget aura également été validé, parfois après arbitrage (si le besoin du client est supérieur aux moyens financiers alloués, il aura fallu faire un choix dans les éléments à déployer. Quitte ensuite à débloquer une nouvelle enveloppe afin de finaliser les développements les moins importants à court terme).

 

D’autres documents peuvent être validés entre le client et le(s) prestataire(s). Cela peut dépendre de la complexité du projet, de la diversité des intervenants, si des DSI internes sont appelées à collaborer…

Une fois tous les éléments validés, vous pouvez passer à la réalisation de votre projet. Ce sera l’objet d’un prochain article.

 

Conclusion

Comme dans de nombreux secteurs d’activité, mettre en place un projet, quel qu’il soit, nécessite une réflexion bien en amont, afin de bien préparer toutes les étapes.

La phase de conception, présentée ici, pet être considérée comme la plus importante, car c’est elle qui va guider les choix ergonomiques, techniques, et stratégiques. Prenez le temps de bien la faire, au risque de vous exposer à des difficultés par la suite.

Faites le parallèle avec la construction d’une maison, vous verrez que beaucoup de décisions se jouent durant la phase de préparation, la suite étant principalement une exécution de ces décisions.

Cet article a pour but de présenter les différentes étapes. Il ne se veut ni exhaustif, ni totalement détaillé. Certaines étapes peuvent être faites soit directement par le client, soit en collaboration avec un prestataire. Faire appel à une agence conseil ou un consultant AMOA reste la meilleure solution afin de valider et lancer votre projet dans les conditions les plus confortables.

Source : David LESAGE – Directeur, C2 Medias

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