Commentaires dans les fichiers clients – La Minute Juridique

Retenez-vous d’écrire vos commentaires dans vos fichiers clients, prospect, collaborateurs…

Certains logiciels de gestion de clients ou de personnel autorisent l’ajout de commentaires (zones bloc-notes). Ainsi, à partir de données d’identification des personnes que nous démarchons, qui nous contactent ou que nous recrutons, nous constituons des fichiers que nous pensons valoriser en les annotant librement.

Ces données sont réglementées par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Elles doivent être collectées et traitées de manière loyale et licite ; être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées (article 6 de la loi n° 78-17).

Mais, surtout, la personne auprès de laquelle sont recueillies les informations dispose d’un droit d’accès aux données qui la concerne et donc aux annotations qui les accompagnent (article 39 de la loi n° 78-17).

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (C.N.I.L.) a prononcé le 6 octobre 2011 un avertissement public contre le groupe FONCIA, holding spécialisée dans l’administration de biens immobiliers, confirmé par le Conseil d’État le 12 mars 2014 (requête n° 354629) à la suite de la découverte de milliers de commentaires excessifs dans les logiciels de gestion des clients ou potentiels clients. Il s’agissait :

  • de commentaires insultants ou relatifs à des condamnations : « cas social », « gros con », « il sentait l’alcool lors de la visite » ;
  • des informations sur l’état de santé des personnes : « locataire enceinte », « M. a la maladie de parkinson et des problèmes pour parler », « recherche un T3 (…) pour se rapprocher de leur fille (atteinte d’un cancer) », « folle ! En dépression », « semble avoir la maladie d’Alzheimer » ;
  • des informations sur les opinions religieuses : « Famille de juifs très pratiquante ».

Comme le recommande la C.N.I.L., lorsque vous constituez des fichiers il faut :

  • Penser, en renseignant des zones de commentaires, que la personne qui est concernée peut à tout moment exercer son droit d’accès et lire ces commentaires.
  • Rédiger des commentaires purement objectifs et jamais excessifs ou insultants.
  • Ne pas inscrire d’informations se rapportant à des données sensibles (santé, vie sexuelle, opinions politiques, etc.), des infractions ou des condamnations.
  • Sensibiliser les utilisateurs et son personnel au respect de la vie privée posé par l’article 9 du code civil et à l’exercice possible des droits ouverts par la loi du 6 janvier 1978.
  • Limiter le recours aux zones de commentaires libres, favoriser l’utilisation de menus déroulants proposant des appréciations objectives et pratiquer des extractions régulières afin de s’assurer du respect de la loi.

PLATEL VincentVincent Platel
Avocat au Barreau de Lille
Intervenant en Droit de la communication à l’ISTC
Secrétaire général de Place de la communication
03 28 04 52 55
contact@platel-avocat.fr

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