Quelles solutions de visioconférence pour échanger à distance ?

En raison des circonstances exceptionnelles du Covid-19, la plupart d’entre vous sont confinés à leur domicile en télétravail pour limiter la propagation du virus. Afin de poursuivre les échanges avec ses collaborateurs et ses clients, Place de la Communication vous recommande différentes applications de visioconférence ou chat vidéo.

Quelles solutions de visioconférence pour échanger à distance ?

Google Hangouts Meet outils visioconference place de la communication

Intégrée à la G Suite, l’application Google Hangout Meet permet d’organiser une visioconférence jusqu’à 250 participants, mais aussi le streaming en direct jusqu’à 100 000 spectateurs et l’enregistrement de vidéos. Pour créer une réunion, il suffit de se rendre sur l’application de visioconférence intégrée à G Suite, de créer une réunion et d’envoyer aux participants le lien web ou le numéro de téléphone accompagné du code de sécurité. Les invités pourront ouvrir le lien sur un ordinateur portable, sur l’application mobile ou depuis une ligne téléphonique.
Si vous utilisez G Suite, vous pourrez générer ce lien via une invitation Google Agenda. Ce service, proposé par G Suite Entreprise, est gratuit jusqu’au 1er juillet 2020.

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Microsoft Teams

Intégrée aux solutions Microsoft Office 365 (Word, PowerPoint, Excel, OneNote, SharePoint, Power BI, Delve et Planner) et Skype, la solution Microsoft Teams est avant tout une messagerie collaborative conçue pour faciliter les échanges au sein d’une équipe de travail. Elle est similaire à l’outil Slack. Sur Microsoft Teams, il est possible d’échanger via des messages instantanés ou des conférences vidéo, d’afficher des documents et de collaborer dessus directement dans l’application, d’afficher l’historique complet des conversations, etc.

La version gratuite permet d’envoyer des messages illimités, de créer des appels audio et vidéo en ligne jusqu’à 300 utilisateurs, mais il n’y a pas de support et d’outils d’administration. La version payante est de 4.20 € HT par utilisateur et par mois.

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Zoom

Zoom est un outil de visioconférence disponible sur mobiles, ordinateurs de bureau ou salles de réunion. Il existe une version gratuite qui permet d’organiser des réunions jusqu’à 100 participants, cependant le temps d’utilisation est limité à 40 minutes (avec la version gratuite). Pour utiliser toutes les fonctionnalités de Zoom, il est recommandé d’utiliser la version payante de 13,99 euros/ mois pour les petites équipes et 18,99 euros/mois pour les petites et moyennes entreprises. Pour utiliser Zoom, il suffit de télécharger l’application sur le site de Zoom et vous inscrire gratuitement.

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Skype

Skype permet de créer des appels vidéo et audio et dispose d’une messagerie. L’application est disponible gratuitement pour Android, iOS, Windows et Mac. Il suffit de créer un compte gratuitement et de se connecter. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits, tandis que ceux vers les lignes téléphoniques fixes et les téléphones mobiles sont payants.

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Gotomeeting

Gotomeeting propose d’organiser des réunions en ligne, des webinars (GoToWebinar) et d’équiper des salles de réunion. Pour l’utiliser, il suffit de télécharger le logiciel, mais propose une alternative avec GoToWebcast pour permettre un streaming sans téléchargement.

Il existe une version test de 7 jours. Ensuite, le forfait pour organiser des réunions jusqu’à 100 personnes est de 10.75 € HT par mois ou jusqu’à 250 personnes 14.33 € HT par mois. Pour créer des webinars jusqu’à 100 personnes, le forfait commence à 89 € HT par mois.

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Facebook Messenger

L’outil Facebook Messenger permet de créer des groupes de discussion, d’envoyer facilement des messages et dispose d’une option de chat vidéo. Cette solution est gratuite pour tous les utilisateurs. Dans le même registre, il est possible d’utiliser la fonction Facetime sur un Iphone ou l’application Whatsapp.

Pour découvrir 10 autres outils pour mettre en place des visioconférences ou réunions en ligne : cliquez ici.

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Quelques astuces pour réussir votre visioconférence

– Fixer un horaire pour sa réunion et le respecter
– Établir un ordre du jour et le partager à l’ensemble des participants avant la réunion
– Choisir un outil adapté pour les participants, chacun doit pouvoir se connecter facilement
– Dans la mesure du possible, s’équiper d’un micro-casque / écouteurs avec micro (pour éviter les échos)
– Couper son micro quand on ne parle pas (pour éviter les bruits parasites)
– Éviter de parler tous en même temps

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Quelles solutions pour partager et communiquer à distance ?

Slack

Cette plate-forme de communication collaborative vous permet de remplacer les e-mails au sein de votre structure.
L’outil permet de partager avec votre équipe les avancées de vos projets, d’échanger facilement avec des conversations par thématiques et donc de maintenir le lien entre les collaborateurs

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G Suite

Avec ses différents outils, Docs, Sheets, Slides et le Drive, G Suite est idéal pour travailler ensemble en temps réel. Les documents sont partagés, vous pouvez travailler dessus à plusieurs, répondre, ajouter des commentaires, tout se fait en direct.

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Trello

Cet outil collaboratif vous permet à votre équipe de gérer leurs projets. Il permet d’organiser et de classer par ordre de priorité les projets, les idées, les tâches.

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Dropbox

Dropbox est un service de stockage et de partage de fichiers. Il fait office de serveur à distance pour permettre à vos équipes de travailler sur des fichiers communs.

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